سامانه اطلاع رساني مناقصه ها ، مزايده ها و استعلام هاي آرياتِندر

آيين‌نامه اجرايي نظام مستندسازي و اطلاع‌رساني مناقصات

سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور ـ وزارت اموراقتصادي و دارايي

هيئت وزيران در جلسـه مـورخ ۱/۹/۱۳۸۵ بنا به پيشنهـاد سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور و وزارت امور اقتصادي ودارايي و به استناد بند « د» ماده (۲۳) قانون برگزاري مناقصات ـ مصوب۱۳۸۳ـ ، آيين‌نامه اجرايي نظام مستندسازي و اطلاع‌رساني مناقصات را به شرح ذيل تصويب نمود:

فصل اول ـ كليات
ماده ۱ ـ هدف و كاربرد
الف ـ هدف: در اجراي بند « د» ماده(۲۳) قانون برگزاري مناقصات كه در اين آيين‌نامه به اختـصار « قانون» ناميده مي‌شود. ضوابط، موازين و معيارهاي نظام مستندسازي و اطلاع‌رساني مناقصات به منظور تحقق موارد زير تعيين مي‌شوند:
۱ـ شفاف سازي و اطلاع‌رساني بهنگام مناقصات.
۲ـ رقابت آزاد و رعايت اصل برابري حقوق مناقصه‌گران.
۳ـ ايفاي بهنگام و كامل تعهدهاي طرف‌هاي مناقصه (مناقصه‌گزاران و مناقصه‌گران).
۴ـ تسريع در مراحل برگزاري مناقصه.
ب ـ كاربرد: تمام دستگاه‌هاي مناقصه‌گزار موضوع بند ب ماده (۱) قانون، بايد مقررات نظام مستندسازي و اطلاع‌رساني مناقصات را در كليه معاملات بزرگ اعم از مناقصه و ترك مناقصه رعايت كنند. اين نظام مشتمل است بر:
۱ـ اصول، روش‌ها، مقررات و استانداردهاي مستندسازي و اطلاع‌رساني مناقصات.
۲ـ نقش‌ها، تصميم‌ها و اقدام‌هاي انجام شده در فرايند برگزاري مناقصه.
۳ـ مفاد اسناد مربوط به برگزاري مناقصه از مرحله تأمين منابع مالي تا انعقاد قرارداد و نحوه اطلاع‌رساني آنها.

ماده۲ ـ تعاريف
الف ـ دراين تصويب‌نامه واژه‌ها و عبار‌‌ت‌هاي زير به جاي واژه‌ها و عبارت‌هاي مشروح مربوط به كار مي‌روند:
۱ـ قانون: قانون برگزاري مناقصات.
۲ ـ سازمان: سازمان مديريت و برنامه‌ريزي كشور.
۳ـ مستندسازي: فرايندي كه در آن اسناد مناقصه، صورتجلسات و اطلاعات مربوط به تصميم‌ها و اقدام‌هاي انجام شده در مراحل مناقصه، ثبت و نگهداري مي‌شوند.
۴ـ اطلاع‌رساني: فرايندي كه در آن اطلاعات مقرر در بند « الف» ماده (۲۳) قانون در اختيار عموم قرار داده مي شود.
۵ ـ خلاصه اسناد: اطلاعاتي كه به منظور آگاهي مناقصه‌گران از موضوع مناقصه، طبق ماده (۴) اين آيين‌نامه ثبت و منتشر مي‌شود.
۶ ـ نظام اطلاع‌رساني: سامانه‌هايي كه به منظور اطلاع‌رساني مناقصات از سوي سازمان ايجاد مي‌شود.
۷ـ نظام مستندسازي: سامانه‌هايي كه به منظور مستندسازي مناقصات از سوي سازمان ايجاد مي‌شود.
۸ ـ دستگاه مركزي: واحد مركزي دستگاه‌هاي موضوع بند « ب» ماده (۱) قانون كه طبق مقررات وظيفه راهبري واحدهاي تابعه را بر عهده دارند.
۹ـ بانك اطلاعات مناقصات: سامانه‌هايي كه مستندهاي الكترونيكي مناقصات در آن نگهداري مي‌شود.
۱۰ ـ پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات: سامانه‌هايي (موضوع بند « ت» ماده «۳۰» اين آيين‌نامه) كه به واسطه آن، دسترسي به مستندهاي الكترونيكي تمام مناقصات ممكن مي‌شود.
۱۱ـ نشاني: محلي حقيقي يا اعتباري كه براي دريافت و تحويل مراسلات و مكاتبات تعيين مي‌شود.
۱۲ـ فراخوان مناقصه: سندي كه به صورت آگهي يا دعوتنامه، با رعايت ماده (۱۳) قانون، به اطلاع مناقصه‌گران رسانده مي‌شود.
۱۳ـ آگهي ارزيابي: فراخوان براي ارزيابي كيفي مناقصه‌گران كه در روزنامه‌هاي كثيرالانتشار منتشر مي‌شود.
۱۴ـ آگهي مناقصه: فراخوان عمومي كه با رعايت بندهاي « ب» و « ج» ماده (۱۳) قانون، به منظور توزيع اسناد مناقصه آگهي مي‌شود.
۱۵ـ دعوتنامه: فراخواني كه از طريق پست سفارشي، تلكس، پست الكترونيك يا نظاير آن با رعايت ماده (۲۲) قانون، به نشاني مناقصه‌گران ارسال مي‌شود.
۱۶ـ استعلام: كاربرگ يا كاربرگهايي است كه به طور يكسان به مناقصه‌گران ارسال و اطلاعات مورد نياز از آنها دريافت مي‌شود.
۱۷ـ اركان برگزاري مناقصه: مناقصه‌گزار (موضوع بند « ب» ماده «۲» قانون)، كميسيون مناقصه (موضوع ماده «۵» قانون)، كميته فني ـ بازرگاني (موضوع بند « د» ماده «۲» قانون)، هيأت ترك مناقصه (موضوع ماده « ۲۸» قانون) و هيأت رسيدگي به شكايات (موضوع ماده «۷» قانون).
۱۸ـ بايگاني اسناد مناقصه: فرايندي كه در آن همه اسناد مناقصه به صورت مكتوب و به نحوي مطمئن در دستگاه مناقصه‌گزار ثبت و نگهداري مي‌شود.
۱۹ـ ثبت: فرايندي كه در هنگام ايجاد يا تغيير داده‌ها، به ذخيره‌سازي اطلاعات در بايگاني مكتوب، بانك اطلاعات يا پايگاه اطلاع‌رساني منجر شود.
۲۰ـ مشاور: شخص حقيقي يا حقوقي واجد شرايط براي خدمات مهندسي مشاور و مشاوره فني ـ بازرگاني مشتمل بر مطالعه، طراحي يا مديريت بر طرح و اجرا و نظارت يا هر نوع خدمات مشاوره‌اي و كارشناسي (به شرح مندرج در آيين‌نامه اجرايي بند « هـ» ماده « ۲۹» قانون) .
۲۱ـ مدير طرح: شخص حقوقي كه طي قرارداد مشخص، وظايف مديريت بر انجام تعهدهاي موضوع مناقصه را بر عهده مي‌گيرد.(براي معاملات كمتر از پنجاه برابر نصاب معاملات متوسط شخص حقيقي نيز از سوي مناقصه‌گزار مي‌تواند انتخاب شود.)
۲۲ـ قيمت ترازشده: قيمت متناسب با كيفيت تعيين شده در اسناد مناقصه (موضوع بند « الف» ماده «۲» قانون) كه در مناقصات دو مرحله‌اي با لحاظ نمودن اثر كيفيت در قيمت تعيين مي‌شود.
۲۳ـ جريان اطلاعات: جابجايي داده‌ها كه موجب ثبت، انتقال و دسترسي به اطلاعات لازم در سامانه اطلاع‌رساني مناقصات مي‌شود.
۲۴ـ دوره اطلاع‌رساني بر خط: دوره زماني كه مستندهاي مناقصات در پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات به صورت برخط جريان دارد.
۲۵ـ پاك كردن: حذف دائمي داده‌ها از بانك اطلاعات يا پايگاه اطلاع‌رساني مناقصات.
۲۶ـ كنترل خطا: عملياتي كه براي تشخيص و تعيين اختلاف بين مستندها و داده‌هاي ارسالي و دريافتي در محيط بانك اطلاعات يا پايگاه اطلاع‌رساني مناقصات انجام مي‌شود.
۲۷ـ دسترسي آزاد: دسترسي بدون رمز عبور، فاقد محدوديت و بدون هزينه تمام متقاضيان به اطلاعات موجود و مورد نياز .
۲۸ـ ريسـك: متغيري با دو ويژگي احتمال وقوع و تأثير كه مي‌تواند حصول نيازمنديهاي سامانه را به مخاطره اندازد.
۲۹ـ ريسك مستقيم: ريسكي كه سامانه بر روي آن كنترل دارد.
۳۰ـ ريسك غيرمستقيم: ريسكي كه سامانه بر روي آن كنترل اندك داشته يا فاقد كنترل باشد.
۳۱ـ پرهيز از ريسك: فعاليتي كه از طريق سازماندهي سامانه به منظور پيشگيري از وقوع ريسك به انجام مي‌رسد.
۳۲ـ دفع ريسك: فعاليتي كه از طريق سازماندهي مجدد سامانه، به منظور پرهيز از تحمل ريسك توسط استفاده‌كنندگان انجام مي‌شود.
۳۳ـ امنيت اطلاع‌رساني: ويژگي كه به واسطه آن سامانه اطلاع‌رساني، عملكرد درست و به صورتي مطمئن (بدون ريسك) داشته باشد.
۳۴ـ نقش: مسئوليتهاي مستقيم و غيرمستقيم در نظام مستندسازي و اطلاع‌رساني مناقصات .
۳۵ـ خروجي: بخشي از اطلاعات كه در يك فرايند توليد، جايگزين يا استفاده شود.
۳۶ـ فعاليت: كاري كه در اجراي يك نقش خاص انجام مي‌شود و به خروجي مي‌انجامد.
۳۷ـ دروازة اطلاع‌رساني/ پورتال: سامانه‌هايي براي مديريت متمركز اطلاعات و ارائه خدمات اطلاعاتي روزآمد به كاربران كه از طريق استاندارد نمودن جستجو، ايجاد محتواي اطلاعاتي، تشكيل گروه‌هاي كاربري هم‌سنخ و سفارشي كردن نيازهاي اطلاعاتي ايجاد مي‌شود.
۳۸ـ راهنماي كاربرد: سندي كه در آن نقش‌ها، فعاليت‌ها، خروجي‌ها و جريان كار يك فرايند براي كاربران تشريح شده باشد.
۳۹ـ كاربرگ/ فرم: نوعي صفحه كاغذي يا الكترونيكي مورد استفاده در تنظيم اسناد و اطلاعات قابل ذخيره، كه در روي آن فضاهايي براي وارد كردن اطلاعات و مشخصات در نظر گرفته شده باشد.
۴۰ـ ارسال قابل تصديق: ارسال مكاتبات و اسناد مرتبط با مناقصه از طريق پست سفارشي، تلگرام، تلكس و نظاير آن (موضوع ماده «۲۲» قانون) كه جز در موارد تغيير نشاني يا محل، متضمن دلايل و نشانه‌هاي وصول مرسوله باشد.
۴۱ـ مدير پايگاه: شخصي كه براي مديريت پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات از سوي سازمان تعيين مي‌شود.
ب ـ معادلها و اختصارات: معادلها و اختصارات در اين آيين‌نامه به شرح زير مي‌باشد:
۱ـ برخط: Online
2ـ نقش: Role
3ـ خروجي: Output
4ـ ارزيابي كيفي: Pre – qualification
5 ـ استعلام ارزيابي كيفي: RFQ = Request for Qualification
6 ـ درخواست پيشنهاد: RFP = Request For Proposal
7ـ پيشنهاد فني: TP = Technical Proposal
8 ـ پيشنهاد مالي: FP = Financial Proposal
9ـ فعاليت: Activity
10 ـ پاك كردن: Erase
11ـ كاربرگ: Form
12ـ كنترل خطا: error checking
13ـ راهنماي كاربرد: OM = operations manual
14ـ دروازه اطلاع‌رساني/ پورتال: Portal
15ـ نسخه پشتوانه اطلاعات: Backup
16ـ خدمت‌رسان پست الكترونيك مركزي: Centeral Mail Server
پ ـ ساير اصطلاحاتي كه در اين آيين‌نامه به كار رفته، به ترتيب بر اساس قانون برگزاري مناقصات، قانون محاسبات عمومي كشور، قانون تجارت الكترونيك و ساير قوانين تعريف و تفسير مي‌شوند.
فصل دوم ـ نظام مستندسازي مناقصات
ماده۳ـ فرآيند مستندسازي مناقصه
الف ـ فرايند مناقصه در تمام مراحل حسب مورد بايد مستندسازي شود اين مراحل عبارتند از:
۱ـ مستندسازي جلسات مناقصه.
۲ـ مستندسازي پيش از فراخوان.
۳ـ مستندسازي فراخوان.
۴ـ مستندسازي ارزيابي شكلي پيشنهادها.
۵ ـ مستندسازي ارزيابي كيفي مناقصه‌گران.
۶ ـ مستندسازي گشايش پيشنهادها و تعيين برنده مناقصه در يكي از انواع زير:
۶ ـ۱ـ مناقصات يك مرحله‌اي.
۶ ـ۲ـ مناقصات دو مرحله‌اي، شامل:
۶ ـ۲ـ۱ـ مرحله ارزيابي فني ـ بازرگاني پيشنهادها.
۶ ـ۲ـ۲ـ مرحله ارزيابي مالي پيشنهادها.
۷ـ مستندسازي پس از تعيين برنده مناقصه.
۸ ـ مستندسازي دوره اجراي موضوع مناقصه.
ب ـ پياده‌سازي نظام مستندهاي مناقصات طي ترتيبات زير انجام مي‌شود:
۱ـ مستندسازي مكتوب: شامل تهيه مستندهاي لازم به صورت مكتوب و بايگاني آنها در پرونده‌هاي مستقل و منظم كه از تاريخ ابلاغ اين آيين‌نامه بايد اجرا شود.
۲ـ مستنـدسازي الكترونيكي: شـامـل ثبت نشـاني الكترونيكـي در پايگاه ملـي اطلاع‌رساني مناقصات، ارسال و ثبت اطلاعات مناقصات در بانك اطلاعات مناقصات مي‌باشد.
ماده۴ـ مفاد خلاصه اسناد مناقصه
الف ـ خلاصه اسناد مناقصات بايد در بانك اطلاعات و پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات ثبت و اطلاع‌رساني شود.
ب ـ در مناقصات مربوط به تدارك و خريد مصالح و تجهيزات، خلاصه اسناد مناقصه شامل عنوان، موضوع پروژه، فهرست اقلام، تعداد و نوع آنها، محل و زمان تحويل، مبلغ يا درصد پيش‌پرداخت، نوع و مبلغ يا درصد تضمين انجام تعهدات، شرايط بازرسي و مهمترين شرايط عمومي قرارداد مي‌باشد.
پ ـ در مناقصات مربوط به ساخت و اجراي طرحها يا پروژه‌ها، خلاصه اسناد مناقصه شامل عنوان، موضوع پروژه، محل يا محل‌هاي اجرا، برنامه‌ريزي انجام كار، فهرست مقادير كلي، برآوردها (در صورت لزوم)، نحوه يا مسؤوليت نظارت و مديريت، روش پرداخت، الگوي قراردادي و مهمترين شرايط عمومي قرارداد است.
ت ـ در مناقصات مربوط به بهره‌برداري و نگهداري، در خلاصه اسناد علاوه بر موارد مذكور در بند « ب»، بايد زمان بندي قرارداد، حدود مسئوليت مالي، مبالغ مشروط و ثابت، تضمين‌هاي خاص و شرايط ويژه براي تحويل كار ذكر شود.
ث ـ مناقصاتي كه علاوه بر موارد فوق، تأمين مالي نيز منظور شده باشد، در خلاصه اسناد، بايد شرايط مشاركت و حدود مسئوليت مالي دو طرف قرارداد و كليات تعهدات مالي برنده مناقصه نيز درج شود.
ج ـ در مناقصاتي كه موضوع معامله تركيب موارد يادشده باشد، بايد تركيب اطلاعات فوق در خلاصه اسناد درج شود.
ماده۵ ـ مستندسازي جلسات مناقصه
الف ـ در تمام جلسات مناقصه، بايد اطلاعات زير ثبت و مستند شوند:
۱ـ نام و عنوان مناقصه‌گزار.
۲ـ تاريخ و محل تشكيل جلسه.
۳ـ موضوع مناقصه.
۴ـ فهرست مناقصه‌گران، حسب مورد.
۵ ـ اسامي و سمت اعضاي كميسيون مناقصه.
۶ ـ اسامي حاضران در جلسه.
۷ـ مفاد تصميم‌ها.
۸ ـ توضيحات و پاسخ به پرسشهاي مناقصه‌گران در جلسات مربوط به توضيح و تشريح اسناد.
ب ـ جلساتي كه در فرايند برگزاري مناقصه، حسب مورد تشكيل مي‌شوند عبارتند از:
۱ـ جلسه پيش از فراخوان.
۲ـ جلسه گشايش استعلام‌هاي ارزيابي كيفي مناقصه‌گران.
۳ـ جلسه پاياني ارزيابي كيفي مناقصه‌گران.
۴ـ جلسه گشايش پيشنهادها در مناقصات يك مرحله‌اي.
۵ ـ جلسه اول گشايش پيشنهادها در مناقصات دو مرحله‌اي (گشايش پاكتهاي فني ـ بازرگاني).
۶ ـ جلسه پاياني ارزيابي پيشنهادهاي فني ـ بازرگاني در مناقصات دو مرحله‌اي.
۷ـ جلسه دوم گشايش پيشنهادها در مناقصات دو مرحله‌اي (گشايش پيشنهادهاي مالي).
۸ ـ جلسه توضيح و تشريح اسناد (موضوع ماده «۱۷» قانون).
پ ـ صورتجلسات بايد در داخل جلسات تهيه شوند و اعضاي حاضر كميسيون مناقصه (يا نمايندگان آنها) و اعضاي حاضر كميته فني ـ بازرگاني ملزم به امضاي صورتجلسات هستند. هر يك از اشخاص يادشده مي‌توانند نظر مخالف خود را ضمن امضاي صورتجلسه قيد كنند.
ت ـ ترتيب تهيه صورتجلسه به شرح زير مي‌باشد:
۱ـ ثبت اطلاعات مربوط به جزءهاي (۱) تا (۵) بند « ب».
۲ـ ثبت اسامي حاضران در جلسه و امضاي آنها.
۳ـ ثبت خلاصه مذاكرات در جلسات توضيح و تشريح اسناد.
۴ـ ثبت تصميم‌هاي جلسه.
۵ ـ امضاي اعضاي اركان مناقصه حسب مورد.
تبصره ـ در صورتي كه در جلسات مناقصه، هر يك از اعضاي اصلي (رئيس دستگاه مناقصه‌گزار، ذيحساب يا بالاترين مقام مالي دستگاه مناقصه‌گزار و مسئول فني دستگاه مناقصه‌گزار)، نماينده تام‌الاختيار خود را به صورت مكتوب براي شركت در جلسات معرفي كنند، نام آنان در صورتجلسه ثبت مي‌شود و در حكم امضاي اعضاي كميسيون مي‌باشد.
ماده۶ ـ مستندسازي پيش از فراخوان
الف ـ مستندهاي پيش از فراخوان به شرح زير مي‌باشد:
۱ـ شرح موضوع مناقصه.
۲ـ معرفي اركان مناقصه.
۳ـ تعيين نوع مناقصه ( مناقصه عمومي يا مناقصه محدود و مناقصه يك مرحله‌اي يا مناقصه دو مرحله‌اي).
۴ـ مستندهاي تأمين منابع مالي كه در آن اطلاعات زير بايد درج شود:
۴ـ ۱ـ روش تأمين منابع مالي.
۴ـ۲ـ محل تأمين اعتبار و نحوه ضمان تأخير تعهدات براي انجام معامله.
۴ـ۳ـ برآورد كلي موضوع مناقصه، حسب مورد.
تبصره ـ در مناقصات مربوط به طرح‌هاي تملك دارايي‌هاي سرمايه‌اي (موضوع بند «۱۰» ماده «۱» قانون برنامه و بودجه كشور، مصوب ۱۳۵۱) موافقتنامه طرح به مثابه مستند تأمين مالي مي‌باشد.
۵ ـ برنامه زماني مناقصه (موضوع بند« ي» ماده «۲» قانون).
۶ ـ متن فراخوان و نحوه اطلاع‌رساني آن.
۷ـ خلاصه اسناد مناقصه (موضوع جزء «۳» بند « الف» ماده «۲۳» قانون و ماده «۴» اين آيين‌نامه).
۸ـ اسناد مناقصه (موضوع بند «ب» ماده «۱۴» قانون).
ب ـ پيش از انتشار فراخوان به دعوت دستگاه مناقصه‌گزار، جلسه كميسيون مناقصه تشكيل مي‌شود و موارد موضوع بند « الف» را تصويب و صورتجلسه پيش ازفراخوان را به انضمام موارد مذكور درجزءهاي(۱) تا (۷) بند « الف» تنظيم مي‌كند و جهت بايگاني به رئيس دستگاه مناقصه گزار يا نماينده وي تحويل مي‌دهد.
پ ـ يك نسخه از صورتجلسه موضوع بند « ب» در بانك اطلاعات مناقصات ثبت مي‌شود.
ماده۷ ـ مستندسازي فراخوان
الف ـ مستندهاي فراخوان به شرح زير مي‌باشد:
۱ـ متن فراخـوان شـامل آگهي ارزيابي، آگهي شـركت در مناقصه يا دعوتنامه است كه در آن موارد زير بايد درج شود:
۱ـ۱ـ نوع فراخوان (آگهي ارزيابي كيفي، آگهي مناقصه يا دعوتنامه).
۱ـ۲ـ نام و نشاني دستگاه مناقصه‌گزار.
۱ـ۳ـ موضوع مناقصه.
۱ـ۴ـ زمان، مهلت و نشاني دريافت اسناد.
۱ـ ۵ ـ مقدار يا برآورد اوليه موضوع مناقصه، حسب مورد.
۱ـ ۶ ـ هزينه تهيه اسناد و نحوه دريافت آن، حسب مورد.
۱ـ۷ـ مدت اعتبار پيشنهادها (موضوع بند « ي» ماده «۲» و بند « الف» ماده «۲۱» قانون).
۱ـ ۸ ـ نوع و مبلغ تضمين شركت در مناقصه.
۱ـ ۹ـ نام و نشاني مدير طرح يا مشاور، حسب مورد.
۱ـ۱۰ـ ساير توضيحاتي كه به تشخيص مناقصه‌گزار لازم است.
۲ـ نسخه منتشر شده در روزنامه يا نسخه دوم دعوتنامه.
۳ـ اسناد يا اطلاعات مربوط به تصديق وصول دعوتنامه (در مناقصات محدود).
۴ـ فهرست اسامي و نشاني كساني كه از طريق دعوتنامه به مناقصه محدود دعوت شده‌اند.
تبصره ـ در صورت انجام ارزيابي كيفي مناقصه‌گران و تهيه فهرست كوتاه، فراخوان مناقصه از طريق ارسال دعوتنامه به اطلاع مناقصه‌گران مي‌رسد. در صورت وجود فهرست كوتاه، انتشار آگهي از طريق روزنامه‌هاي كثيرالانتشار لازم نيست.
ب ـ مستندهاي يادشده در بند « الف» بايد در بانك اطلاعات مناقصات ثبت و يك نسخه از آن، همزمان با ارسال يا انتشار فراخوان در پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات منتشر شود.
پ ـ در فراخوان مناقصات درج نام‌هاي تجاري جز در موارد مربوط به خريد قطعات يدكي ممنوع است.
ت ـ در صورت تمديد مهلت دريافت اسناد و تحويل اسناد (موضوع بند « ج» ماده « ۱۸» قانون) يا تغيير نشاني‌هاي مندرج در فراخوان در هر يك از مراحل مناقصه، موضوع بايد بي‌درنگ از طريق آگهي يا مكاتبه قابل تصديق به اطلاع تمامي مناقصه‌گران برسد.
ث ـ انتشار آگهي در روزنامه كثيرالانتشار و پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات، مانع استفاده از روش‌هاي ديگر اطلاع‌رساني نيست.
ماده۸ ـ مستندسازي ارزيابي شكلي پيشنهادها
الف ـ در تمام مناقصات، اعم از مناقصات يك مرحله‌اي يا مناقصات دو مرحله‌اي و مناقصات عمومي يا مناقصات محدود، ارزيابي شكلي پيشنهادها بايد مستند شود.
ب ـ در ارزيابي شكلي پيشنهادها (موضوع بند « ب» ماده «۶» قانون) موارد زير بررسي، تعيين و مستند مي‌شوند:
۱ـ پيشنهادهايي كه در مهلت مقرر تسليم نشده باشند.
۲ـ پيشنهادهايي كه اسناد آنها ناقص باشند.
۳ـ پيشنهادهايي كه طبق شرايط مقرر در اسناد مناقصه مهر و امضا نشده باشند.
۴ـ پيشنهادهايي كه شرايط تضمين شركت در مناقصه را تأمين نكرده باشند، شامل فقدان تضمين، نقص تضمين يا تضمين غيرمعتبر.
۵ ـ پيشنهادهايي كه بر اساس ارزيابي كميسيون مناقصه يا كميته فني ـ بازرگاني (حسب مورد) مبهم يا مشروط باشند.
پ ـ پس از ارزيابي شكلي، پيشنهادهاي قابل قبول و مردود با تعيين نام مناقصه‌گران و تعيين علل رد پيشنهادهاي مردود، مستندسازي مي‌شوند.
ماده۹ ـ مستندسازي ارزيابي كيفي مناقصه‌گران
الف ـ فرايند ارزيابي كيفي مناقصه‌گران بايد مستندسازي شود. مستندهاي ارزيابي كيفي مناقصه‌گران حسب مورد به شرح زير مي‌باشند:
۱ـ آگهي دعوت به ارزيابي كيفي مناقصه‌گران.
۲ـ استعلام ارزيابي كيفي مناقصه‌گران.
۳ـ اسناد و نتايج ارزيابي كيفي مناقصه‌گران
ب ـ آگهي ارزيابي كيفي مناقصه‌گران بايد حداقل شامل موارد زير باشد:
۱ـ نام و نشاني دستگاه مناقصه‌گزار.
۲ـ موضوع مناقصه.
۳ـ تاريخ، مهلت و نشاني دريافت استعلام و تحويل استعلام ارزيابي كيفي مناقصه‌گران.
۴ـ نام و نشاني مدير طرح يا مشاور، حسب مورد.
۵ ـ نحوه دريافت اسناد استعلام و هزينه آن در صورت لزوم.
پ ـ روش ارزيابي كيفي مناقصه‌گران شامل معيارهاي ارزيابي، نحوه امتيازدهي و حداقل امتياز قابل قبول، بايد به نحوي گويا و مشروح در استعلام ارزيابي كيفي مناقصه‌گران مستند شود.
ت ـ اسناد و نتايج ارزيابي شامل اطلاعات، اسناد، سوابق و مدارك لازم براي ارزيابي كيفي بايد قبل از تشكيل جلسه نهايي ارزيابي كيفي مناقصه‌گران مستند شوند.
ث ـ پس از پايان فرايند ارزيابي كيفي مناقصه‌گران، توسط دستگاه مناقصه گزار يا كميته فني ـ بازرگاني حسب مورد جلسه اي تشكيل و صورتجلسه پاياني ارزيابي كيفي مناقصه‌گران شامل موارد زير به دستگاه مناقصه‌گزار ارائه و يك نسخه از آن به بانك اطلاعات مناقصات ارسال مي‌شود.
۱ـ فهرست استعلام‌هاي تكميل‌شده توسط مناقصه‌گران (اصل استعلام‌ها طبق جزء«۱» بند « ب» ماده «۳» اين آيين‌نامه، در دستگاه مناقصه‌گزار بايگاني مي‌شود.)
۲ـ اطلاعات عمومي مربوط به جلسه نهايي ارزيابي كيفي مناقصه‌گران كه طبق ماده(۵) اين آيين‌نامه مستندسازي و به همراه موارد زير به بانك اطلاعات مناقصات ارسال مي‌شوند:
۲ـ۱ـ متن استعلام ارزيابي كيفي مناقصه‌گران.
۲ـ۲ـ نتايج ارزيابي شكلي پيشنهادها طبق ماده (۸) اين آيين‌نامه.
۲ـ۳ـ امتيازهاي كسب شده توسط هر يك از مناقصه‌گران در ارتباط با معيارهاي ارزيابي كيفي.
۲ـ۴ـ امتياز نهايي ارزيابي كيفي هر يك از مناقصه‌گران.
۲ـ ۵ ـ نـام و مشخصـات مناقصـه‌گراني كه بـراي دعوت به مناقصه محدود برگزيده مي‌شوند (فهرست كوتاه).
۲ـ۶ ـ اسامي و سمت كساني كه ارزيابي كيفي مناقصه‌گران را انجام داده‌اند.
۲ـ۷ـ متن دعوتنامه مناقصه محدود.
تبصره ـ مقررات، روش اجرا و نحوه تنظيم اسناد و استعلام ارزيابي كيفي مناقصه‌گران در مناقصات يك مرحله‌اي و دو مرحله‌اي، طبق آيين‌نامه ارزيابي كيفي مناقصه‌گران (موضوع بند « ج» ماده «۱۲» قانون) تعيين مي‌شود.
ماده۱۰ ـ مستندسازي گشايش پيشنهادها در مناقصات يك مرحله‌اي
الف ـ مستندهاي مربوط به گشايش پيشنهادها در مناقصات يك مرحله‌اي شامل موارد زير است:
۱ـ صورتجلسه گشايش پاكت‌هاي مناقصه، طبق ماده(۵) اين آيين‌نامه با ذكر نوع مناقصه (عمومي يا محدود).
۲ـ مستندهاي ارزيابي كيفي مناقصه‌گران در مناقصات يك مرحله‌اي محدود.
۳ـ مستندهاي ارزيابي شكلي پيشنهادها طبق ماده (۸) اين آيين‌نامه.
۴ـ نتايج ارزيابي مالي شامل:
۴ـ۱ـ نام و امضاي اعضاي كميسيون مناقصه.
۴ـ۲ـ مشخصات تضمين‌هاي شركت در مناقصه.
۴ـ۳ـ قيمت‌هاي پيشنهادي مناقصه‌گران.
۴ـ۴ـ نام و عنوان و قيمت پيشنهادي برنده اول مناقصه.
۴ـ ۵ ـ نام و عنوان و قيمت پيشنهادي برنده دوم مناقصه، در صورتي كه تفاوت قيمت پيشنهادي وي با برنده اول كمتر از مبلغ تضمين شركت در مناقصه باشد (موضوع بند « الف» ماده «۲۰» قانون).
تبصره ـ در صورتي كه به تشخيص كميسيون مناقصات حداقل قيمت پيشنهادي غيرمتعارف يا در صورت وجود برآورد اوليه، بيش از ده درصد از برآورد اوليه كمتر يا بيشتر باشد، لازم است كه كميسيون، مهلت بررسي و محل و زمان اعلام نظر كميته فني ـ بازرگاني را براي تعيين صحت مباني قيمت، توجيه‌پذيري آن (موضوع جزء «۵» بند « الف» ماده «۲۴» قانون) يا قابل اجرا بودن مبلغ پيشنهادي در صورتجلسه گشايش پاكت‌هاي مناقصه ثبت كند. نتايج بررسي در جلسه دوم مطابق مقررات بند « الف» اين ماده بايد مستندسازي شود.
۵ ـ ساير مواردي كه به تشخيص كميسيون مناقصه براي درج در صورتجلسه ضرورت داشته باشد.
ب ـ تمام مستندهاي موضوع بند « الف» اين ماده بايد در دستگاه مناقصه‌گزار، طبق جزء «۱» بند « الف» ماده (۳) اين آيين‌نامه بايگاني شوند.
پ ـ مستندهاي موضوع جزءهاي (۲) تا (۵) بند « الف» بايد به بانك اطلاعات مناقصات ارسال شوند.
ماده۱۱ـ مستندسازي ارزيابي فني ـ بازرگاني پيشنهادها
الف ـ مستندهاي ارزيابي فني ـ بازرگاني شامل موارد زير است:
۱ـ كليه اسناد فني ـ بازرگاني تحويل شده از سوي مناقصه‌گران.
۲ـ نتايج ارزيابي شكلي پيشنهادها طبق ماده «۸» اين آيين‌نامه.
۳ـ نام و امضاي اعضاي كميته فني ـ بازرگاني.
۴ـ نتايج ارزيابي فني ـ بازرگاني شامل:
۴ـ۱ـ نام و مشخصات مناقصه‌گران.
۴ـ۲ـ عناوين معيارهاي ارزيابي فني ـ بازرگاني.
۴ـ۳ـ اهميـت وزني معيارهـاي فني ـ بازرگاني در صورتي كه از روش وزني استفاده شود.
۴ـ۴ـ حداقل امتياز قابل قبول در صورت لزوم.
۴ـ ۵ ـ امتيازهاي مناقصه‌گران در رابطه با هر يك از معيارهاي ارزيابي.
۴ـ۶ ـ امتياز كل فني ـ بازرگاني هر يك از مناقصه‌گران.
۴ـ۷ـ نام و مشخصات مناقصه‌گراني كه براي گشايش پاكت مالي (ارزيابي مالي) برگزيده شده‌اند.
۵ ـ مواردي كه به تشخيص كميته فني ـ بازرگاني يا كميسيون مناقصه براي درج در ارزيابي فني ـ بازرگاني ضرورت داشته باشد.
۶ ـ نام و امضاي اعضاي كميسيون مناقصه.
ب ـ اسناد فني ـ بازرگاني ارائه شده توسط مناقصه‌گران طبق بند «ب» ماده(۴) اين آيين‌نامه قبل از گشودن پاكت‌هاي مالي در دستگاه مناقصه‌گزار بايگاني مي‌شود.
پ ـ اطلاعات عمومي مربوط به جلسه پاياني ارزيابي فني پيشنهادها طبق ماده (۵) اين آيين‌نامه مستندسازي و به همراه موارد زير به بانك اطلاعات مناقصات ارسال مي‌شوند.
۱ـ امتيازهاي فني ـ بازرگاني پيشنهادها در ارتباط با معيارهاي فني ـ بازرگاني مربوط.
۲ـ امتياز نهايي فني ـ بازرگاني پيشنهادها.
۳ـ نام و مشخصات مناقصه‌گراني كه براي مرحله ارزيابي مالي برگزيده شده‌اند.
۴ـ روش محاسبه قيمت ترازشده، حسب مورد.
تبصره ـ چنانچه امتيازهاي ارزيابي كيفي مناقصه‌گران به عنوان يكي از معيارهاي ارزيابي فني ـ بازرگاني منظور شود، بايد روش محاسبه در اسناد مناقصه تشريح و طبق بند (ب) ماده (۳) اين آيين‌نامه مستند شود.
ت ـ در مناقصات دو مرحله‌اي، گشودن پيشنهادهاي مالي(پاكت‌ج) قبل از مستندسازي ارزيابي فني ـ بازرگاني ممنوع است.
ماده۱۲ ـ مستندسازي ارزيابي مالي پيشنهادها در مناقصات دو مرحله‌اي
الف ـ مستندهاي ارزيابي مالي در مناقصات دو مرحله‌اي شامل موارد زير است:
۱ـ پاكتهاي قيمت مناقصه‌گران.
۲ـ مستندهاي مراحل پيش از گشايش پاكت‌هاي مالي شامل موارد زير:
۲ـ۱ـ مستندهاي ارزيابي كيفي مناقصه‌گران در مناقصات دو مرحله‌اي محدود طبق ماده (۹) اين آيين‌نامه.
۲ـ۲ـ مستندهاي ارزيابي فني ـ بازرگاني پيشنهادها طبق ماده (۱۱) اين آيين‌نامه.
۳ـ صورتجلسه گشايش پاكات مناقصه طبق ماده (۵) اين آيين‌نامه.
۴ـ مستندهاي ارزيابي شكلي پيشنهادها طبق ماده (۸) اين آيين‌نامه.
۵ ـ مستندهاي تعيين قيمت تراز شده در مناقصات دو مرحله‌هاي (موضوع بند « الف» ماده «۲۰» قانون)، شاملِ:
۵ـ۱ـ رابطه محاسبه قيمت ترازشده كه به نحو زير تعيين مي‌شود:

فرمول

كه در آن:
L = قيمت تراز شده.
C = قيمت پيشنهادي (درج شده در پاكت قيمت).
i = ضريب تاثير (بر حسب درصد).
t = امتياز فني ـ بازرگاني ( بين حداقل امتياز فني ـ بازرگاني قابل قبول تا صد).
تبصره۱ـ ضريب تأثير در مناقصات پيمانكاري ساخت يا مناقصات طرح و ساخت (با يا بدون تأمين مالي) و در مناقصات خريد مصالح و تجهيزات بين ده تا چهل مي‌باشد.
تبصره۲ـ حداقل امتياز فني ـ بازرگاني قابل قبول مي‌تواند بين پنجاه تا هفتاد باشد؛
تبصره۳ـ تعيين ضريب تأثير و حداقل امتياز فني ـ بازرگاني در دامنه‌هاي فوق‌الذكر بر عهده‌كميته فني ـ بازرگاني است. كليه موارد استثناء در رديف (۵ ـ ۱) و تبصره‌هاي (۱) و (۲) اين ماده، بايد به تصويب هيأت سه نفره (موضوع بند « و» ماده « ۲۸» قانون) برسد.
تبصره۴ـ در صورتي كه تركيبي از ارزهاي مختلف براي پيشنهاد قيمت لازم باشد، بايد نرخ تسعير ارز در اسناد مناقصه قيد گردد.
۵ ـ۲ـ ضريب تأثير و حداقل امتياز قيد شده در اسناد
۶ ـ صورتجلسه پاياني ارزيابي مالي شامل:
۶ ـ۱ـ نام و امضاي اعضاي كميسيون مناقصه.
۶ ـ۲ـ مشخصات تضمين‌ شركت در مناقصات.
۶ ـ۳ـ قيمت‌هاي پيشنهادي مناقصه‌گران.
۶ ـ۴ـ امتياز فني ـ بازرگاني پيشنهادهاي مناقصه‌گران.
۶ ـ ۵ ـ قيمت تراز شده پيشنهادهاي مناقصه‌گران.
۶ ـ۶ ـ نام و عنوان و قيمت پيشنهادي برنده اول مناقصه.
۶ ـ۷ـ نام و عنوان و قيمت پيشنهادي برنده دوم مناقصه، در صورتي كه تفاوت قيمت پيشنهادي وي با برنده اول كمتر از مبلغ تضمين شركت در مناقصه باشد (موضوع بند « الف» ماده «۲۰» قانون).
ب ـ در مناقصات دو مرحله‌اي كه داراي برآورد اوليه باشند، مفاد تبصره جزء (۴) بند الف ـ ماده (۱۰) اين آيين‌نامه نافذ است.
پ ـ ارزيابي مالي پيشنهادها بايد قبل از انعقاد قرارداد با برنده مناقصه مستند شود.
ماده۱۳ ـ مستندسازي پس از تعيين برنده مناقصه
الف ـ مستندهاي پس از تعيين برنده مناقصه شامل موارد زير است:
۱ـ اعلام قبولي پيشنهاد.
۲ـ اسناد تضمين انجام تعهدات، حسب مورد.
۳ـ اسناد تضمين پيش پرداخت، حسب مورد.
۴ـ اسناد قراردادي.
ب ـ موارد مذكور در بند « الف» بلافاصله پس از مبادله قرارداد و قبل از پايان مدت اعتبار پيشنهادها، بايد مستند و در دستگاه مناقصه‌گزار طبق جزء(۱) بند «ب» ماده (۳) بايگاني شوند.
پ ـ اطلاعات زير پس از مبادله قرارداد و قبل از پايان مدت اعتبار پيشنهادها، بايد به بانك اطلاعات مناقصات ارسال شوند:
۱ـ نام برنده يا برندگان مناقصه.
۲ـ نام طرف قرارداد.
تبصره ـ در صورتي كه طرف قرارداد برنده اول مناقصه نباشد، دلايل رد برنده اول بايد اعلام شود.
۳ـ مبلغ و نوع تضمين ارائه شده از سوي طرف قرارداد.
۴ـ اطلاعات اصلي قرارداد شامل شماره قرارداد، مبلغ و مدت قرارداد، محل انعقاد و اجراي قرارداد و نام و سمت امضاكنندگان.
ماده۱۴ـ مستندسازي تجديد مناقصه يا لغو مناقصه
الف ـ در صورت تجديد مناقصه يا لغو مناقصه لازم است كه صورتجلسه‌اي با رعايت ماده (۵) اين آيين‌نامه، تنظيم و علت تجديد مناقصه يا لغو مناقصه در آن تعيين شود.
ب ـ مستندهاي مربوط به تجديد مناقصه به دليل بالا بودن قيمت (موضوع جزء « ۵» بند « الف» ماده « ۲۴» قانون)، طي ترتيبات زير تهيه و تنظيم مي‌شود:
۱ـ مستندسازي ارجاع موضوع به كميته فني ـ بازرگاني طبق تبصـره جزء (۴) بند « الف» ماده (۱۰) اين آيين‌نامه.
۲ـ گزارش بررسي مباني قيمت و ارتباط آن با توجيه اقتصادي طرح از سوي كميته فني ـ بازرگاني.
۳ـ تهيه صورتجلسه تصويب گزارش توسط كميسيون مناقصه.
۴ـ نامه ابلاغ تجديد يا لغو مناقصه به تمام مناقصه‌گراني كه در مناقصه شركت كرده‌اند، به روشي قابل تصديق (طبق ماده «۲۲» قانون).
۵ ـ بايگاني مستندها در دستگاه مناقصه‌گزار طبق جزء(۱) بند «ب» ماده (۳) اين آيين‌نامه.
۶ ـ ارسال مستندات به بانك اطلاعات مناقصات.
ماده۱۵ ـ مستندسازي در موارد عدم الزام به مناقصه
الف ـ مستندهاي مربوط به موارد عدم الزام به مناقصه (موضوع ماده «۲۹» قانون، به استثناي مستندهاي خريد خدمات مشاوره، موضوع بند «۵» اين ماده)، عبارتند از:
۱ـ صورتجلسه ارجاع معامله شامل:
۱ـ۱ـ خلاصه اسناد معامله (مبلغ، مدت و موضوع معامله).
۱ـ۲ـ معرفي كميسيون معامله.
۱ـ۳ـ تعيين نوع معامله (با تصريح به موارد مذكور در ماده «۲۹» قانون).
۱ـ۴ ـ متن دعوتنامه.
۱ـ ۵ ـ نام و عنوان طرف معامله.
۲ـ اسناد معامله (قرارداد، ضمائم و ملحقات قرارداد).
۳ـ مستندهاي تأمين منابع مالي كه در آن اطلاعات زير بايد درج شود:
۳ـ۱ـ روش تأمين منابع مالي.
۳ـ۲ـ محل تأمين اعتبار و نحوه ضمان تاخير تعهدات براي انجام معامله.
۳ـ۳ـ برآورد اوليه موضوع معامله، حسب مورد.
تبصره ـ در صورتي كه عدم الزام به مناقصه به دليل انحصار باشد، مستندهاي مربوط به شرايط انحصار يا تشخيص مرجع مذكور در بند « الف» ماده (۲۹) قانون به صورتجلسه (موضوع جزء «۱» بند « الف» اين ماده) افزوده مي‌شود.
ب ـ پيش از ارسال دعوتنامه، جلسه كميسيون معامله تشكيل و موارد موضوع بند (۱) اين ماده را تصويب و صورتجلسه معاملات مربوط را تهيه مي‌كند و براي بايگاني به رئيس دستگاه مناقصه‌گزار يا نماينده وي تحويل مي‌دهد.
پ ـ يك نسخه از صورتجلسه موضوع جزء (۱) بند « الف» اين ماده با رعايت بند «ج» ماده (۲۳) قانون، به بانك اطلاعات مناقصات ارسال و در پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات ثبت مي‌شود.
ت ـ مستندهاي مذكور در بند « الف»، بايد طبق جزء (۱) بند «ب» ماده (۳) اين آيين‌نامه در دستگاه مناقصه‌گزار بايگاني شوند.
ث ـ مستندهاي خريد خدمات مشاوره (موضوع بند «هـ» ماده «۲۹» قانون)، شامل موارد زير است:
۱ـ گزارش شناخت.
۲ـ شرح كلي خدمات.
۳ـ فراخوان مشاوره.
۴ـ صورتجلسه نهايي ارزيابي كيفي مشاوران، حسب مورد.
۵ ـ صورتجلسه نهايي ارزيابي فني پيشنهادها.
۶ ـ صورتجلسه نهايي ارزيابي مالي پيشنهادها.
۷ـ اسناد قراردادي شامل قرارداد، ضمائم و ملحقات آن.
ج ـ كـارفرما بايد فراخوان و صورتجـلسات خـريد خدمات مـشاوره را از طريق پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات منتشر كند.
ماده۱۶ـ مستندسازي ترك تشريفات مناقصه
الف ـ مستندهاي مربوط به ترك تشريفات مناقصه عبارتند از:
۱ـ گزارش توجيهي ترك مناقصه.
۲ـ صورتجلسه ترك مناقصه شامل:
۲ـ۱ـ خلاصه اسناد معامله (مبلغ، مدت و موضوع معامله).
۲ـ۲ـ نام و سمت هيأت ترك مناقصه.
۲ـ۳ـ نام و عنوان طرف معامله و مستندهاي مربوط به بند « الف» ماده(۱۲) قانون در خصوص نامبرده.
۳ـ مستندهاي تأمين منابع مالي كه در آن اطلاعات زير بايد درج شود:
۳ـ۱ـ روش تأمين منابع مالي.
۳ـ۲ـ محل تأمين اعتبار و سقف اعتبار براي انجام معامله.
۳ـ۳ـ برآورد اوليه موضوع معامله، حسب مورد.
ب ـ مستندهاي مذكور در بند (الف) بايد طبق جزء (۱) بند « ب» ماده (۳) اين آيين‌نامه در دستگاه مناقصه‌گزار بايگاني شوند.
پ ـ يك نسخه از صورتجلسه موضوع جزء (۱) بند« الف» به جز موارد مستثنا شده در بند «ج» ماده « ۲۳» قانون به بانك اطلاعات مناقصات ارسال و در پايگاه ملي اطلاع‌رساني مناقصات منتشر مي‌شود.
ماده۱۷ـ مستندسازي مواعد و تغيير اسناد
الف ـ در تمام مناقصات مواعد برنامه زماني مناقصه بايد بر اساس تقويم هجري شمسي تعيين و درج شوند. در مناقصات بين‌المللي علاوه بر تاريخ هجري شمسي، تاريخ ميلادي نيز درج مي‌شود.
ب ـ مواعد زماني مربوط به شروع و اتمام مهلت دريافت اسناد و تحويل اسناد نبايد در ايام تعطيلات رسمي تعيين شود و